Fuardan verim nasıl alınır? Öncesi, sırası ve sonrası

Bir fuardan ne alacağın, büyük ölçüde fuara gitmeden önce ve döndükten sonra belli olur. Önce kısa bir hedef listesi çıkar ve randevularını haftalar önceden al. Fuarda her görüşmenin hemen ardından iki satırlık not yaz, kişiyi etiketle. Döndükten sonra da ilk 48 saat içinde kişiye özel takip mesajını gönder.

Yöntem bu kadar. Ziyaretçi olarak da gitsen, standda satış da yapsan işler aynı. Aşağıda her adımı nasıl yapardım, onu anlatıyorum.

Fuardan önce: hedef listesi ve randevu

Çoğu fuar, katılımcı listesini ve salon planını açılıştan haftalar önce yayınlar. Bunu kullan. Listeyi üçe ayır: mutlaka görüşmen gerekenler, uğramaya değenler ve geri kalanlar. Bence iki üç günlük bir fuar için ilk grupta 15-25 firma yeter. Fazlası olursa her görüşmeye koşturarak gidersin.

Sonra ilk gruptaki firmalara yaz ve net bir saat iste. Kısa bir e-posta yeterli: kimsin, neden görüşmek istiyorsun, iki üç saat seçeneği, stant numaran ya da telefonun. Büyük fuarların çoğunun uygulamasında veya sitesinde eşleştirme (matchmaking) sistemi de var. Ziyaretçi rehberleri de randevuları bu araçlarla önceden ayarlamayı öneriyor (Fair Point). Karar vericiyle önceden ayarlanmış yarım saat, “standdadır herhalde” diye geçtiğin bir saatten çok daha değerli.

Her randevu için tek bir hedef yaz. “Tanışmak” hedef değil. Sonunda tik atabileceğin bir şey olsun: doğrudan ithalat yapıyorlar mı, bölgede satın almaya kim bakıyor, numune isteyecekler mi. Tourism Australia’nın fuar rehberi de aynısını söylüyor: her görüşmeye net bir hedefle gir, oturmadan önce alıcının pazarını araştır (Tourism Australia).

Programı da ağzına kadar doldurma. Fuarın en iyi görüşmesi çoğu zaman planlamadığın görüşme olur.

Fuar sırasında: kısa not, basit etiket

Çoğu kişinin atladığı adım bu. Her görüşmeden sonra bir iki dakika dur ve bir sonrakine geçmeden kısa bir not yaz. İkinci günün akşamı yüzler de kartvizitler de birbirine karışır. Koridorda yazdığın üç satır, “akşam otelde yazarım” dediğin her şeyden iyidir.

Tourism Australia her görüşmede not almayı ve bunun için önceden hazırlanmış bir şablon kullanmayı öneriyor (Tourism Australia). Benim şablonum dört satır olurdu:

• Kim: ad, görev, firma, ülke.
• Ne istiyor: senin cümlelerinle değil, onun cümleleriyle.
• Sonraki adım: sen ne söz verdin, o ne söz verdi.
• Etiket: sıcak, ılık ya da soğuk.

Etiketleri basit tut. Sıcak: ihtiyaç net, sonraki adım belli. Ilık: ilgi var ama adım belli değil. Soğuk: güzel sohbet, şimdilik uyum yok. Bunu not uygulamasında, sesli notla ya da kartvizitin arkasında yapabilirsin. Kartın fotoğrafı ve 20 saniyelik bir sesli not çoğu zaman yeterli.

Standda ekip olarak çalışıyorsan, fuar açılmadan aynı şablonda ve aynı etiketlerde anlaşın. Yoksa fuardan sonraki haftayı üç farklı not düzenini birleştirmekle geçirirsin.

Fuardan sonra: 48 saat içinde takip

Fuarın asıl değeri genelde burada kaçıyor. Tourism Australia, takipte zamanlamanın şart olduğunu söylüyor ve en öncelikli kişilerden başlayarak fuar sırasında ya da hemen ardından dönüş yapmayı öneriyor (Tourism Australia). Ben 48 saati çalışma kuralı olarak kullanıyorum. Karşı taraf seni hâlâ hatırlıyor, sen de eve dönüp masaya oturmuş oluyorsun.

Sıcak etiketlilerle başla. Her mesajda notundan somut bir şey geçsin: sorduğu ürün, bahsettiği pazar, standda cevaplayamadığın soru. Söz verdiğin şeyi ekle ve tarihli tek bir sonraki adım öner. “Fuarda tanıştığımıza memnun oldum” diye başlayan genel bir e-posta toplu mail gibi okunur. Çünkü çoğu zaman öyledir.

Ilık etiketlilere aynı hafta içinde daha kısa bir mesaj yeter. Soğukları notlarıyla birlikte rehberine kaydet. Bir dahaki karşılaşmada nerede kaldığınızı bilirsin.

Burada biraz otomasyon da işe yarar. Fuar notlarını takip e-postası taslaklarına çevirmek, AI’ın iyi yaptığı sıkıcı işlerden biri. Bunu AI’ın ihracat satışındaki yeri yazısında da anlatmıştım. Yine de her taslağı göndermeden önce okuyup düzelt.

Neyi ölçmeli?

Toplanan kartvizit sayısını ölçme. Şunlara bak: önceden kaç randevu aldın, kaç takip mesajı ilk 48 saatte çıktı, kaç kişiyle bir ay içinde numune, teklif ya da görüşme gibi gerçek bir adıma geçtin. Fuarın yola değip değmediğini bu üç sayı söyler.

Türkiye’den ihracat yapıyorsan, stant tutmadan önce Ticaret Bakanlığı’nın fuar desteğine de bak. Yurt dışı fuar katılımı, 5973 sayılı İhracat Destekleri Hakkında Karar’ın 7. maddesi kapsamında destekleniyor (Ticaret Bakanlığı). Başvuru Destek Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden ve fuarın bitiminden sonraki 3 ay içinde yapılıyor (Yatırıma Destek özet dokümanı). Oranlar ve üst sınırlar değişebildiği için güncel rakamları üyesi olduğun ihracatçı birliğinden teyit et.

Kaynaklar

• Tourism Australia: Trade show tips, meetings and follow-up
• Fair Point: How to prepare for your next trade fair visit in 13 easy steps
• Ticaret Bakanlığı: Yurt dışı ve yurt içi fuar destekleri
• Yatırıma Destek: Yurt dışı ve yurt içi fuar destekleri özeti